ChatGPT로 보고서 초안을 쓰고 싶은데 결과가 너무 일반적으로 나올 때가 있다.
대부분은 ChatGPT가 글을 못 써서가 아니라, 처음 요청할 때 필요한 정보가 빠져 있어서 그렇다. 보고서는 길게 쓰는 글이 아니라 목적, 독자, 자료, 형식, 판단 기준이 맞아야 하는 문서다.
그래서 보고서 초안을 맡길 때는 "보고서 써줘"보다 어떤 보고서인지 처음부터 알려주는 편이 낫다.
ChatGPT 보고서 초안에 먼저 넣을 5가지
| 넣을 정보 | 왜 필요한가 | 예시 |
|---|---|---|
| 보고서 목적 | 글의 방향을 정한다 | 의사결정용, 공유용, 제안용 |
| 읽는 사람 | 설명 수준을 맞춘다 | 팀장, 고객사, 내부 회의 참석자 |
| 자료 범위 | 없는 내용을 지어내지 않게 한다 | 아래 회의록과 매출표 기준 |
| 원하는 형식 | 바로 고치기 쉽게 만든다 | 배경-문제-대안-다음 행동 |
| 금지할 내용 | 불필요한 문장을 줄인다 | 과장 금지, 추정은 표시 |
이 다섯 가지를 넣으면 초안의 방향이 더 분명해진다. 처음부터 완성본을 기대하기보다 고칠 수 있는 뼈대를 받는다고 생각하면 쓰기 쉽다.
ChatGPT 보고서 프롬프트는 목적부터 쓴다
보고서의 목적이 빠지면 결과가 대체로 무난해진다.
예를 들어 같은 자료라도 상황 공유용 보고서와 결정 요청용 보고서는 구조가 다르다. 공유용은 흐름과 현황이 중요하고, 결정 요청용은 선택지와 근거가 더 앞에 와야 한다.
처음 요청은 이렇게 시작할 수 있다.
아래 자료를 바탕으로 내부 회의에서 공유할 보고서 초안을 작성해줘.
목적은 현재 진행 상황을 정리하고, 다음 회의에서 결정해야 할 쟁점을 보여주는 거야.목적을 이렇게 적어두면 ChatGPT가 불필요한 배경 설명을 길게 늘리기보다 보고서가 해야 할 일을 잡는다.
ChatGPT에게 읽는 사람과 자료 범위를 알려준다
보고서는 누가 읽는지에 따라 문장이 달라진다.
팀 내부에서 볼 보고서라면 줄임말이나 업무 맥락을 어느 정도 써도 된다. 고객사나 외부 협력사에 보낼 문서라면 표현을 더 조심해야 한다. 임원이 보는 보고서라면 세부 과정보다 핵심 판단과 리스크가 먼저 보여야 한다.
자료 범위도 같이 적어야 한다.
읽는 사람은 이 프로젝트를 처음 보는 임원진이야.
아래 회의록과 표에 있는 내용만 사용하고, 없는 수치는 추정하지 마.
불확실한 내용은 '확인 필요'로 표시해줘.ChatGPT는 그럴듯한 문장을 만들 수 있다. 그래서 보고서에서는 없는 내용은 쓰지 말라는 조건이 중요하다. 회의록, 표, 메모처럼 사용할 자료를 지정하면 초안에 섞인 추정을 찾기 쉬워진다.
ChatGPT 보고서 초안 형식을 미리 정한다
형식을 정하지 않으면 초안은 길고 평평해지기 쉽다.
처음부터 원하는 틀을 주면 고치기가 편하다.
구성은 아래 순서로 해줘.
1. 한 줄 요약
2. 현재 상황
3. 문제점
4. 선택 가능한 대안 3가지
5. 추천안
6. 다음 행동보고서가 길어질수록 구조가 중요하다. 특히 업무용 초안은 멋진 문장보다 읽는 사람이 바로 판단할 수 있는 순서가 더 필요하다.
ChatGPT 보고서 초안은 바로 쓰지 말고 검토한다
초안이 그럴듯해도 바로 붙여넣으면 안 된다.
특히 아래 세 가지는 꼭 다시 봐야 한다.
- 자료에 없는 숫자나 결론이 들어갔는가
- 책임져야 할 표현이 너무 단정적인가
- 읽는 사람이 실제로 결정할 수 있는 정보가 있는가
OpenAI도 ChatGPT를 첫 초안으로 쓰되, 중요한 정보는 신뢰할 수 있는 출처로 확인하라고 안내한다. 보고서는 누군가의 판단에 영향을 주기 때문에 자료에 없는 숫자와 결론을 특히 조심해야 한다.
ChatGPT 보고서 초안 요청 예시
아래 문장을 저장해두면 대부분의 보고서 초안에 바꿔 쓸 수 있다.
아래 자료를 바탕으로 보고서 초안을 작성해줘.
목적:
읽는 사람:
사용할 자료:
보고서 형식:
꼭 포함할 내용:
쓰지 말아야 할 내용:
불확실한 내용은 '확인 필요'로 표시:
문체는 과장 없이 담백하게 써줘.처음부터 프롬프트를 길게 꾸미려고 하지 않아도 된다. 이 항목만 채워도 초안의 방향은 달라진다.
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마무리
ChatGPT로 보고서 초안을 쓸 때 필요한 건 특별한 문장 기술이 아니다.
처음에 목적, 독자, 자료, 형식, 금지 조건을 알려주는 것이다. 그러면 ChatGPT가 만든 초안은 막연한 글이 아니라 고쳐 쓸 수 있는 문서가 된다.
오늘 바로 쓸 문장은 하나면 된다.
없는 내용은 만들지 말고, 확인이 필요한 부분은 따로 표시해줘.이 한 줄만 넣어도 보고서 초안에서 사람이 확인해야 할 부분이 빨리 드러난다.
출처
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